Der Stapel auf dem Küchentisch wächst: Arztbriefe, Laborergebnisse, Impfausweise. Alles fein säuberlich abgeheftet – und trotzdem nie zur Hand, wenn man sie braucht. Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, soll genau dieses Problem lösen. Seit Januar 2025 wird sie allen gesetzlich Versicherten automatisch zur Verfügung gestellt. Doch wer sie nutzen möchte, muss sie erst einmal aktivieren. Wie die Einrichtung funktioniert – Schritt für Schritt.
Was ist die elektronische Patientenakte?
Die ePA ist eine digitale Mappe für Ihre Gesundheitsdaten. Dort können Sie medizinische Dokumente wie Befunde, Diagnosen, Arztbriefe oder Medikationspläne speichern. Auch persönliche Unterlagen wie ein Blutdrucktagebuch oder der digitale Impfpass gehören dazu.
Besonders praktisch: Ärztinnen und Ärzte sehen auf Wunsch sofort, welche Behandlungen es bereits gab. Das spart Zeit, verhindert Doppeluntersuchungen und kann im Notfall Leben retten.
Wichtig zu wissen:
• Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.
• Niemand hat Zugriff, ohne dass Sie ausdrücklich zustimmen.
• Die Nutzung ist freiwillig. Wer keine ePA will, kann widersprechen.
So richten Sie Ihre ePA ein – in sechs Schritten:
1. App der Krankenkasse herunterladen
Jede Krankenkasse bietet eine eigene App für die ePA an. Diese finden Sie im App Store (Apple) oder bei Google Play (Android). Eine Übersicht gibt es hier (externer Link). Sie haben kein Smartphone? Kein Problem, es gibt auch eine Desktop-Variante für PC oder Mac. Dafür brauchen Sie allerdings ein Kartenlesegerät und Ihre elektronische Gesundheitskarte.
2. ePA bei der Krankenkasse aktivieren
Bevor Sie loslegen können, müssen Sie sich bei Ihrer Krankenkasse für die ePA registrieren. Wie genau das geht, unterscheidet sich je nach Anbieter. Meist geht es direkt in der App oder über ein Onlineformular.
3. Identität bestätigen
Um Missbrauch zu verhindern, müssen Sie sich eindeutig identifizieren. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
• Mit der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und der dazugehörigen PIN. Die eGK ist die ganz normale Krankenkassenkarte – achten Sie darauf, dass sie NFC-fähig ist.
• Mit dem Personalausweis, wenn dieser für Onlinefunktionen freigeschaltet ist (ebenfalls mit PIN).
• Alternativ vor Ort, zum Beispiel bei der Post oder in einer Geschäftsstelle der Krankenkasse.
4. Gerät registrieren
Die ePA-App funktioniert nur auf Geräten, die vorher autorisiert wurden – also etwa auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Sie können auch mehrere Geräte registrieren. Alle sechs Monate muss die Berechtigung erneuert werden.
5. Inhalte befüllen lassen oder selbst hochladen
Nach der Anmeldung können Sie Ihre Ärztin oder Ihren Arzt bitten, relevante Unterlagen in Ihre ePA zu übertragen. Ab Oktober 2025 sind viele Praxen sogar verpflichtet, bestimmte medizinische Dokumente wie Befundberichte oder Entlassungsbriefe dort zu speichern, vorausgesetzt, Sie erlauben das.
Sie können aber auch selbst Dateien hochladen, etwa eingescannt oder fotografiert. Wichtig: Standardisierte Dokumente wie Impfpass, Mutterpass oder Zahnbonusheft dürfen nur von medizinischem Personal eingetragen werden.
6. Zugriffsrechte vergeben
Standardmäßig erhalten Ärztinnen, Apotheken oder Krankenhäuser 90 Tage lang Zugriff auf Ihre ePA, sobald Sie Ihre Gesundheitskarte in der Praxis ins Lesegerät stecken. Über die App können Sie:
• diesen Zeitraum verkürzen oder verlängern,
• einzelnen Einrichtungen den Zugriff verbieten,
• jederzeit die Berechtigungen ändern oder entziehen.
Außerdem können Sie bis zu fünf Vertrauenspersonen benennen, die Ihre Akte verwalten. Wenn Sie keine App nutzen, können Sie über die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse ähnliche Einstellungen vornehmen.
Wie sicher sind meine Daten?
Ihre ePA ist verschlüsselt. Ihre Krankenkasse kann zwar bestimmte technische Informationen verwalten – die Inhalte selbst kann sie nicht einsehen. Alle Zugriffe werden protokolliert und sind für Sie nachvollziehbar. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen dem europäischen Datenschutzrecht.
Aber: Datenschutz- und IT-Sicherheitsexperten warnen vor möglichen Angriffen – insbesondere auf private Endgeräte wie Smartphones oder Tablets. Wer die ePA-App nutzt, sollte darauf achten, das Betriebssystem aktuell zu halten, sichere Passwörter zu verwenden und Geräte bei Verlust sofort zu sperren.
